別老是當時間救火隊！這裡送你時間管理矩陣｜劉潤

我不忙，我只是時間不夠——要事第一
 
主動「幹掉」一切「不重要也不緊急」的事情，拒絕大部分「緊急但不重要」的事情，專注於「重要但不緊急」的事情，讓自己「忙，但不焦慮」。
 
有的人或許會有這樣的感覺：每天睜開眼睛，都像是在打仗一樣，「炮火紛飛」，一個項目接一個項目，各種問題層出不窮——客戶、同事、老闆輪番出包，一整天掛上電話回微信，回完微信又接電話……折騰到半夜兩點才爬上床，但是沒睡幾個小時，第二天的「戰爭」又開始了。
 
面對這樣的人，別人勸他們放鬆些，建議他們「讀點書吧」，他們會說：「哪來的時間？我都忙瘋了！」勸他們做好規畫，跟他們討論明年的安排，他們會說：「明年？等我活過明天再說！」勸他們停一停，「讓靈魂跟上自己的步伐」，他們會說：「算了，我還是先跟上時代的步伐吧！」
 
這就是典型的「救火隊員」型的創業者、管理者。他們始終在和時間賽跑，忙碌、焦慮，在時不我待的歷史責任感中疲憊前行。
 
這樣真的對嗎？當然不對。
 
他們之所以這麼忙，是因為一直在處理「重要且緊急」的事情。因為重要，所以不能不做；因為緊急，所以必須現在做。兵臨城下，迫在眉睫，能不焦慮嗎？解決這個問題的關鍵，是減少「重要且緊急」的事情。
 
怎麼做呢？史蒂芬‧柯維說，那就需要養成《高效能人士的七個習慣》中所說的第三個習慣了——要事第一。

舉個例子，美國某小鎮有一個消防隊，他們是真正的消防隊員，火光就是命令，火場就是戰場，他們總是疲於奔命於各種「重要且緊急」的火災。有沒有辦法減少火災呢？有人可能會覺得：救火不是消防隊的職責嗎？沒有火災，消防隊還有存在的意義嗎？但消防隊員不這麼認為，為了使自己不必每天都出生入死，他們決定在救火工作之外，派專門的隊員上街檢查救火設備、老化電路、易燃物等，逐項反映、改進，排除各種隱患。一開始，工作量變大了，而且效果並不明顯，但過了一段時間之後，大家發現火災真的減少了。也因為如此，消防隊就有更多時間用於盤查，所以火災進一步減少。最終，消防隊的主要工作變成了防火，而不是救火。
 
專注於「重要但不緊急」的事情，在它慢慢變得緊急之前，把事情處理完畢，這就是要事第一。
 
具體怎麼做？我要介紹著名的「時間管理矩陣」。
 
在西方管理學中，常常會使用「艾森豪威爾法則」分析工具。這個工具對於分析對立統一的概念非常有用，我將會在《5分鐘商學院‧工具篇》中專門講解。史蒂芬以「輕重」為一個維度，以「緩急」為另一個維度，構建了四象限圖——時間管理矩陣。
 
為了養成要事第一的習慣，我們針對四個象限使用不同的策略。
 
第一象限：重要且緊急。
 
比如，突如其來的公關危機、下週就要提交的投標方案、追趕本月的銷售指標、在重大行業論壇上發布的演講文稿等，這些都是重要且緊急的事情。
 
這個象限裡的事情，常常是我們焦慮的來源。對待這些事，我們並沒有什麼投機取巧的辦法，只能立刻動手去做，完成一個是一個。
 
第二象限：重要但不緊急。
 
比如，每日收聽《劉潤‧5分鐘商學院》、每週檢查項目進度及風險控制點、招聘優秀人才、常規性的拜訪客戶、和合作夥伴座談、擴展自己的人脈，甚至是享受一次真正的休息等，這些都是重要但不緊急的事情。
 
因為不緊急，這些事情常常被一再往後推，直到變成重要且緊急的事情。比如，項目風險像雨後春筍一般浮現出來，因為疏於溝通，客戶轉而投向了競爭對手的懷抱等。
 
要事第一，其實就是要盡量優先的把時間花在第二象限。
 
第三象限：緊急但不重要。
 
比如，郵箱裡經常收到的新郵件、手機裡「嘟嘟嘟」提醒的各種通知、一些參不參加都可以的活動等。這些事情也許緊急，但並不重要。

我們應該試著關掉郵件箱、手機，對參不參加都可以的活動一律說「不」。有的人可能會覺得不好推託，其實不必編造理由，只要溫柔而堅定的說：「謝謝，我就不去了。」
 
為什麼沒有時間做第二象限的事情？因為第三象限的事情做得太多了。
 
第四象限：不重要也不緊急。
 
比如，跟同事嘰哩呱啦的八卦閒談、昏天黑地的追劇……這些都應該戒掉，除非你覺得閒談和追劇對自己來說就是真正的休息。即使如此，也別休息上癮了。
 
要事第一，就是主動幹掉一切「不重要也不緊急」的事情，拒絕大部分「緊急但不重要」的事情，直至減少到小於百分之十五。這樣，就可以把百分之六十五至百分之八十的時間花在「重要但不緊急」的事情上，並因此得以把焦慮之源——「重要且緊急」的事情，減少到百分之二十至百分之二十五，達到「忙，但不焦慮」的境界。當你掌握了時間管理矩陣的精髓，就可以像比爾・蓋茲一樣：我不忙，我只是時間不夠。
 
【劃重點】
 
時間管理矩陣
 
在時間管理矩陣中，第一象限是「重要且緊急」的事情；第二象限是「重要但不緊急」的事情；第三象限是「緊急但不重要」的事情；第四象限是「不重要也不緊急」的事情。針對不同象限的事情，應該使用不同的策略：主動幹掉一切「不重要也不緊急」的事情，拒絕大部分「緊急但不重要」的事情，專注於「重要但不緊急」的事情。