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生命空缺用閱讀補足

別老是當時間救火隊!這裡送你時間管理矩陣|劉潤

2/11/2019

評論

 
圖片
我不忙,我只是時間不夠——要事第一
 
主動「幹掉」一切「不重要也不緊急」的事情,拒絕大部分「緊急但不重要」的事情,專注於「重要但不緊急」的事情,讓自己「忙,但不焦慮」。
 
有的人或許會有這樣的感覺:每天睜開眼睛,都像是在打仗一樣,「炮火紛飛」,一個項目接一個項目,各種問題層出不窮——客戶、同事、老闆輪番出包,一整天掛上電話回微信,回完微信又接電話……折騰到半夜兩點才爬上床,但是沒睡幾個小時,第二天的「戰爭」又開始了。
 
面對這樣的人,別人勸他們放鬆些,建議他們「讀點書吧」,他們會說:「哪來的時間?我都忙瘋了!」勸他們做好規畫,跟他們討論明年的安排,他們會說:「明年?等我活過明天再說!」勸他們停一停,「讓靈魂跟上自己的步伐」,他們會說:「算了,我還是先跟上時代的步伐吧!」
 
這就是典型的「救火隊員」型的創業者、管理者。他們始終在和時間賽跑,忙碌、焦慮,在時不我待的歷史責任感中疲憊前行。
 
這樣真的對嗎?當然不對。
 
他們之所以這麼忙,是因為一直在處理「重要且緊急」的事情。因為重要,所以不能不做;因為緊急,所以必須現在做。兵臨城下,迫在眉睫,能不焦慮嗎?解決這個問題的關鍵,是減少「重要且緊急」的事情。
 
怎麼做呢?史蒂芬‧柯維說,那就需要養成《高效能人士的七個習慣》中所說的第三個習慣了——要事第一。

舉個例子,美國某小鎮有一個消防隊,他們是真正的消防隊員,火光就是命令,火場就是戰場,他們總是疲於奔命於各種「重要且緊急」的火災。有沒有辦法減少火災呢?有人可能會覺得:救火不是消防隊的職責嗎?沒有火災,消防隊還有存在的意義嗎?但消防隊員不這麼認為,為了使自己不必每天都出生入死,他們決定在救火工作之外,派專門的隊員上街檢查救火設備、老化電路、易燃物等,逐項反映、改進,排除各種隱患。一開始,工作量變大了,而且效果並不明顯,但過了一段時間之後,大家發現火災真的減少了。也因為如此,消防隊就有更多時間用於盤查,所以火災進一步減少。最終,消防隊的主要工作變成了防火,而不是救火。

 
專注於「重要但不緊急」的事情,在它慢慢變得緊急之前,把事情處理完畢,這就是要事第一。
 
具體怎麼做?我要介紹著名的「時間管理矩陣」。
 
在西方管理學中,常常會使用「艾森豪威爾法則」分析工具。這個工具對於分析對立統一的概念非常有用,我將會在《5分鐘商學院‧工具篇》中專門講解。史蒂芬以「輕重」為一個維度,以「緩急」為另一個維度,構建了四象限圖——時間管理矩陣。
 
為了養成要事第一的習慣,我們針對四個象限使用不同的策略。
 
第一象限:重要且緊急。
 
比如,突如其來的公關危機、下週就要提交的投標方案、追趕本月的銷售指標、在重大行業論壇上發布的演講文稿等,這些都是重要且緊急的事情。
 
這個象限裡的事情,常常是我們焦慮的來源。對待這些事,我們並沒有什麼投機取巧的辦法,只能立刻動手去做,完成一個是一個。
 
第二象限:重要但不緊急。
 
比如,每日收聽《劉潤‧5分鐘商學院》、每週檢查項目進度及風險控制點、招聘優秀人才、常規性的拜訪客戶、和合作夥伴座談、擴展自己的人脈,甚至是享受一次真正的休息等,這些都是重要但不緊急的事情。
 
因為不緊急,這些事情常常被一再往後推,直到變成重要且緊急的事情。比如,項目風險像雨後春筍一般浮現出來,因為疏於溝通,客戶轉而投向了競爭對手的懷抱等。
 
要事第一,其實就是要盡量優先的把時間花在第二象限。
 
第三象限:緊急但不重要。
 
比如,郵箱裡經常收到的新郵件、手機裡「嘟嘟嘟」提醒的各種通知、一些參不參加都可以的活動等。這些事情也許緊急,但並不重要。

我們應該試著關掉郵件箱、手機,對參不參加都可以的活動一律說「不」。有的人可能會覺得不好推託,其實不必編造理由,只要溫柔而堅定的說:「謝謝,我就不去了。」

 
為什麼沒有時間做第二象限的事情?因為第三象限的事情做得太多了。
 
第四象限:不重要也不緊急。
 
比如,跟同事嘰哩呱啦的八卦閒談、昏天黑地的追劇……這些都應該戒掉,除非你覺得閒談和追劇對自己來說就是真正的休息。即使如此,也別休息上癮了。
 
要事第一,就是主動幹掉一切「不重要也不緊急」的事情,拒絕大部分「緊急但不重要」的事情,直至減少到小於百分之十五。這樣,就可以把百分之六十五至百分之八十的時間花在「重要但不緊急」的事情上,並因此得以把焦慮之源——「重要且緊急」的事情,減少到百分之二十至百分之二十五,達到「忙,但不焦慮」的境界。當你掌握了時間管理矩陣的精髓,就可以像比爾・蓋茲一樣:我不忙,我只是時間不夠。
 
【劃重點】
 
時間管理矩陣
 
在時間管理矩陣中,第一象限是「重要且緊急」的事情;第二象限是「重要但不緊急」的事情;第三象限是「緊急但不重要」的事情;第四象限是「不重要也不緊急」的事情。針對不同象限的事情,應該使用不同的策略:主動幹掉一切「不重要也不緊急」的事情,拒絕大部分「緊急但不重要」的事情,專注於「重要但不緊急」的事情。
 
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