 你在同一時間內，同時思考並嘗試記住太多不同的事情。我肯定你過去曾經說過：「我有太多事要完成了！」 這並非一件好事，會令人不安、讓人焦慮。 「我把有關那次會議的細節寫在哪裡了？我現在應該打給誰？我不是應該去幼稚園接我女兒嗎？我不是對約翰保證會對他的簡報提出回饋意見嗎？我應該為明天的會議準備什麼？那個會議什麼時候開始？」 如果能淨空你的思緒，將那些壓倒人的瑣碎細節，放入你自己的生產力系統裡面，會很有幫助。本書會一步一步指導你建立屬於你自己的系統。 有人是把思緒和點子寫進筆記簿，有人則是使用行事曆，還有人是運用精巧的行動裝置APP。總之，找出最符合你喜好的方式吧。 我老婆經常開玩笑說，我就像是一台使用原廠設定的老電腦，只認得十六種顏色，卻還假裝自己可以同時多工處理多項事務。事實上，我只知道一次怎麼完成一件事。 正如大衛．艾倫在他那本生產力和時間管理領域暢銷書《搞定》（Getting Things Done）中解釋，當你思緒充滿擔憂時，不可能完成任何特定任務；當你的想法散落一地、毫無章法時，實在很難變得有效率。 練習一：這樣做，淨空你的思緒 找一張A4尺寸的紙，然後依照你想到的順序，開始寫下你腦中現在想到的所有事─無論是多微不足道的小事，或是遠大宏偉的戰略目標都可以。 把所有內容一個接著一個寫下來，寫完一行，就換下一行。給你自己十五到三十分鐘。 我不是在開玩笑。你現在就開始寫，我可以等你…… 完成了嗎？一張紙就夠了嗎？我敢打賭，你得用你寫得出來的最小字體，才能夠把全部的想法用一張紙寫完。 多虧這個練習，你現在知道你思緒裡有太多、太多東西了。而最好的解決辦法，就是把它們從你的腦袋裡移到別的地方。 我們的高生產力技巧歷險就要開始嘍！你需要一個可靠、值得信賴的系統，讓你能輕鬆儲存所有你無法馬上處理的想法。這樣一來，你就不必擔心會忘記任何事情，你的思緒也能更專心地面對目前正在解決的事情。 一個讓你儲存思緒的地方 讓你在腦袋之外儲存想法的地方，可以稱為收件箱。它是可以存放你所有想法、檔案、文件、電子郵件、筆記和訊息的「容器」。所有造成你思緒負擔的東西，都應該放到這裡。 問題是，我們通常擁有不止一個收件箱；其實是多很多！在我描述所有我的收件箱之前，看看你的周遭吧：郵箱、電子郵件收件夾、智慧手機的照片檔案夾、Facebook Messenger和WhatsApp訊息、簡訊、紙本行事曆和手機行事曆裡的筆記，放在辦公桌抽屜、冰箱上的那張紙，甚至還有你用口紅潦草地寫在鏡子上的提醒！你能在這麼多不同的地方儲存訊息，真是太神奇了！ 你該如何處理這些事呢？解決方法有： ●減少收件箱的數量 ●記得你實際有在用的收件箱數量 ●定期清理你的所有收件箱 某些收件箱是實體的，其他收件箱則是無形的（就是你儲存數位檔案的地方）。以下是我的一些收件箱列表（我猜你的可能比我的更多！），來看看我怎麼管理我的收件箱吧。 我怎麼使用這五個收件箱 1. 電子郵件收件箱 所有我的電子郵件都會寄到這裡。我每天都逐一閱讀，並盡力讓它保持淨空。我會透過以下的步驟處理每封電子郵件： ●我是否有辦法立刻回覆？（遵循前面提到的兩分鐘規則。） ●我要現在回覆，或是選擇稍後回覆？也就是把它移到「稍後處理」文件匣，但我試著不要常常這麼做。 ●是否需要額外的動作？這種情況下，我通常會在Nozbe項目中添加一項任務。 ●是否需要儲存起來？例如，我需要把帳單移到對應的地方或是馬上印出來。 定義好如何處理每一則訊息，是至關重要的大事！ 2. 實體收件箱 我把所有我的文件、信件、帳單甚至是賀卡，都集中放在我桌子的抽屜裡。每週我都會徹底翻閱，然後清空抽屜。處理的方式跟我處理電子郵件的方式很像：打開抽屜之後，逐一檢查所有紙本文件，接著分別決定要丟棄、保留或掃描保存。 淨空實體收件箱其實是一件令人興奮的事。因為我的抽屜有點大，我知道裡面都是我該去處理或檢查的事項。正因為如此，有時候包裹、書籍甚至是其他令人驚喜的東西，都會擺在裡面。 3. Nozbe收件箱概觀 Nozbe是我管理項目和任務的軟體，我把所有我想到的任務儲存在這裡。每天結束前，我都會花時間釐清這一團亂，並同時決定當下需要做些什麼安排。 「或許這個任務可以歸類到一個既有的項目？」我可能會想盡快完成一些任務，但有些或許可以延到之後再完成。在檢查收件箱的過程中，某些任務可能看來並不如當初歸類時想的那麼合適，最後那些任務都會被我刪除。 Nozbe收件箱最大的優點之一是：與我同行。我可以透過任何裝置─無論是智慧型手機、平板或電腦─在Nozbe上添加任務。只要利用鍵盤的快捷鍵或是滑鼠點幾下，就能添加任務。我還可以透過寄信到我個人的Nozbe私人電子郵件位址來自動添加任務。 4. 語音備忘錄 當我沒有時間立即把事情寫下來時，我會拿出智慧型手機，打開錄音程式，把我的想法或事情錄成語音備忘錄。我用口述的方式紀錄那些事項，並確認自己每週要檢查一次這種類型的紀錄。 我也可以透過Siri直接向Nozbe添加任務。Siri可以辨識任務的時間和截止日期，還有項目和基本的循環設定模式。不只是Siri，Android上的Google智慧助理功能也有相同的功能。 5. 電腦裡的下載資料夾 在這個預設資料夾裡面，我會儲存所有下載的資料、軟體和文件。一樣每週淨空一次，在清空的過程中決定每個文件該怎麼處置。 我建議把所有下載的物件都存到這裡，而非隨便儲存在桌面。充滿文件的桌面會令你分心，同時讓人感覺電腦裡也很混亂─即便凌亂的桌面，有時可以成為讓你更快清理的動機！ 所以，如你所見，我有好幾個收件箱：我的電子郵件、實體收件箱、Nozbe的虛擬收件箱、一個用來存語音備忘錄的，還有一個用來儲存下載文件的資料夾。 真實例子1 我老婆有一次在床頭櫃上放了一個文件。雖然我有意識到那邊有個東西，但沒注意是什麼，就只是把它推到一旁，至少確保晚上睡覺不會被干擾。我完全沒看那是什麼文件。 大概過了一週之後，老婆問我：「親愛的，你簽了那份文件了沒？」我問她：「什麼文件？」她說：「我一個禮拜前放在床頭櫃的那個文件啊！」我回答：「親愛的，妳很清楚我的習慣，除非妳把它放在我歸檔的抽屜，不然我根本不會注意到！」 「習慣」的魔力就是這樣運作的─有些區域我會定期徹底檢查淨空，其他區域我根本完全不會留意。 ******* 我們編輯團隊的士愷，也分享了自己的經驗： 真實例子2 我有兩個email信箱、一個筆記本，還有一個放實體信件的抽屜，這些都是我的收件箱。 我每天都會收email幾次，將重要的email做標記，不重要的丟到垃圾信箱內。一有靈感，我會把這些想法記錄在筆記本之內，然後每週確認一次，看看這些想法的可行度。抽屜的話，大概是每個月確認一次，把不重要的信丟掉，也確認一下自己有沒有漏繳帳單。 其實就像本書說的，把所有大大小小的事情都寫下來，然後挑出最重要的幾個，將它們的優先順序排好，之後再依序把事情完成。如此一來，我做事就能更有效率，思緒也更清晰，比較不會分心。 ******* 對所有收件箱進行系統性評估，是高效率運作的支柱之一。無論是花費兩秒鐘或更多時間來評估，一步一步完成，一件事、一件事地決定怎麼處理這些事，對你而言都至關緊要。 我每天（有時是每兩天）會清除特定某些收件箱，但我至少每週都會徹底檢查所有收件箱一次。我自己有意識到，如果我沒有在當週清理收件箱，這件事會一直讓我擔心，而且會一直持續到我清理完為止。 購書連結：
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