有好多事要處理,怎麼辦?——工作中的正念減壓

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過去,「多工處理」曾被奉為圭臬。很多企業主都希望員工像有三頭六臂般同時處理多項工作,許多上班族也習慣一下看電腦、一下講手機、一下傳訊息、一下跟隔壁同事講幾句話,一開始忙得不亦樂乎,最後卻筋疲力盡,也沒有真正完成什麼重要工作。

根據最新的腦神經科學研究,同時間做很多事情,其實並非真的「同時」,腦袋只是在不同目標之間快速轉換,長期下來不但耗費腦力,甚至會傷害大腦。注意力被迫在極短時間內跳來跳去,反而干擾了專注力,影響更大的是會引發焦慮情緒。事實上,「一次一事」才是最有效率且不會浪費時間的方法。

一次做好一件事

有位研究生來上我的正念課,有一週,他說他差點要蹺課,因為那一週有十份報告要交,平均一天至少要完成一至兩份,怎麼樣都覺得趕不完。

「我打開電腦看到一堆資料,覺得每個都很重要,每個都想碰一下,跳來跳去沒多久就覺得很煩。然後我就去滑一下手機、看一下臉書……一、兩個小時過去了,我還是沒完成任何作業。」這個同學坦白地說。

大家一定覺得好笑,十件事都做不完了,他卻選擇做了「第十一件事」?其實很多人都會這樣,因為想同時進行很多事情時,我們會感到焦慮不安,這時體內就會出現不舒服的感受,人自然想要趨樂避苦,想要轉移注意力。很多人會以抽菸、酗酒,甚至嗑藥來規避暫時無法面對的煩惱,這是一種機制,也是一種人性。愈是焦慮,愈無法面對現實。

幸好沒多久,這個研究生突然想起我上課時提過的「一次一事」。他靈機一動,打開電腦,在桌面建立了五個資料夾,每個資料夾放兩份報告的相關資料,之後每一天只開啟一個資料夾,專心寫裡面的報告。

「很妙耶,當我一次只開一個資料夾,發現裡面才兩份報告要做,就覺得好像沒有那麼煩躁,寫報告時也比較專心。結果寫著寫著,竟然五天就把十份報告寫完了,還多一天可以來上課!」他那天走進教室時,迫不及待地跟我分享一週來實踐「一次一事」的真實體驗。

一次只做一件事,看起來好像沒效率,但這會讓人專注。相較之下,一般以為有效率的「同時多工」,感覺似乎完成很多事,卻不知花了多少時間在瞻前顧後的焦慮與緊張裡。

「一次一事」是修習正念後做出的調整。手上有很多事要做時,許多人可能會一件事還沒做完又岔去做另一件,而且一直擔心:「怎麼辦?怎麼辦?這麼多事情做不完,怎麼辦?」時間和心思都花在擔憂上,最後沒有任何一件事做好。

你可以試著挑選其中一件事,專心去做,彷彿全世界只剩這一件事,其他的暫時不管;這件事做完之後,再做另一件。例如,現在是上午,正在進行一場會議,但下午有一場簡報,以前的我可能會著急,一邊開會,一邊想著下午的簡報,但運用正念,我就會放下下午的事,專心於眼前的會議內容。在我心中,現在的會議就是最重要的,也是唯一的事。而開完會之後,我便立刻投入下午簡報的準備工作,不再擔心剛才的會議開得好不好,專心一意又心無旁騖地只管投入準備簡報。就這樣,俐落又從容地專注於當下的每一件事,反而會在不知不覺中完成每件事,不但時間夠用,每件事的品質也都提升了!

這樣面對突發狀況

有一回我去台積電演講,跟他們分享「一次一事」的觀念,並提到前述研究生的例子。演講結束後,一位主管與我分享了他的真實經驗。

「每天一睜開眼睛,還沒到公司,就會面對很多狀況。一天下來,臨時發生的事太多,不太可能一個一個來。臨時狀況不斷湧入,我必須不斷調整原定的優先順序,不能只做行程表上的那些事。」那位台積電主管告訴我。

他講的正是職場上的真實情況,不會像學生時代那麼單純。我相當認同,也能體會他的狀況與做法,連我自己都是這樣面對每日的突發狀況。我們每天上班工作,固然對今天要處理哪些事會有一份預期心理,但現在的社會脈動與工作節奏畢竟跟過去五十年大不相同,如果一直抱持僵固的想法,老把意外事件當成別人在找麻煩或自嘆倒楣,就會讓自己陷入怨懟的情緒中。
正念不是關在深山裡修行,而是時時刻刻都可以運用在日常生活中。像這種時候,如果試著把心態調整為:

「我今天來上班,就是要解決突發問題的。若不是我,還有誰能解決呢?」

「我每天到公司,都在面對我早上起床時沒有想到的事,這是我的責任。」

這樣去思考時,就不會太過抗拒難以掌握的變化。

有位企業老闆告訴過我,他也是花了許多年才慢慢能夠面對並接納工作上不可預期的狀況。「我改變心態,覺得這些就是老闆該做的事。我是老闆,就是要解決突發問題的!」

把「老闆」改成「現代人」,這句話適用於我們每個人。或許你會說,你可以回到百年以前,歸鄉種田,過著離群索居、清心寡欲的生活。即使如此,農村生活要面臨的是天有不測風雲的考驗,一場風災可以把農民的心血全吞噬掉。即使在你以為最單純的農業社會,「無常」給人的考驗,是一樣的。

差別不在無常的多寡,而是我們面對無常的心態。

那麼,遇到突發事件究竟該怎麼做?

首先,心態上還是先面對它、接受它、處理它、放下他。這四個原則真的很好用,因為很多問題都源自抗拒的情緒,一旦卸下抗拒心,事情其實就解決大半了。

回到那位台積電主管的例子。臨時有突發事件時,他在情緒上願意接納之後,接著要做的,就是停下來花點時間重新排列優先順序。重新排程本身就是他當下要做的「一件事」,他只須專注地排程,這就是當下正念。

實際上,重新排程不會花太多時間,或許五分鐘就能理出頭緒,這是充滿覺察、意識專注的五分鐘。而重新排程這件事做完之後,立即著手去做排程上的下一件事,然後以此類推,依然是一次一事。

利用工作中的短暫片刻穩定自己的心

現在你已經知道怎麼做了,而實際運用時應該會發現,有時執行的困難來自情緒。在那個節骨眼,高漲的情緒往往才是時間殺手。

情緒不易被撫平,怎麼辦呢?傳統的靜心方法會叫你靜坐半小時,但上班時也許很難騰出時間與空間這樣做,況且你已經被變數釘得滿頭包了。建議你不妨利用上廁所或倒茶水的片刻讓自己平緩下來,這只需要幾分鐘。
你去倒杯水,感受手拿杯子的重量,然後慢慢啜飲一口,用唇舌慢慢感覺嘴巴裡的水溫,接著吞下,再去感覺你的身體,去感受內心的煩躁感,然後深呼吸一下,就可以回到座位上繼續工作。別小看這些動作或短短的片刻,喝水、感受水溫、感受身體、感受情緒,這依然是一次只做一件事。讓自己回到正念,並覺察情緒。

還有另外一個更簡單的方式。假如你坐在會議室裡,沒辦法去喝水、上廁所,就試試從頭到腳的全身覺知吧:眨眼睛,感受上下眼皮的接觸;再來到鼻子,深呼吸一、兩次;接著抿一下嘴唇,感受上下唇的接觸;然後,肩膀聳一下或放鬆一下;再來,感覺一下胸口或腹部的起伏;接著,感覺臀部與椅子接觸的感受,然後順勢來到你的腳,感受腳底板與地面接觸的感覺,是雙腳都放在地板上或只有哪隻腳踏著?從眼睛、鼻孔、嘴唇、肩膀、胸口、臀部到腳底,全身覺知只需要一、兩分鐘就可以完成。

為何要這樣做呢?因為你的念頭本來一直往外飄忽不定,一會兒張三、一下子李四,心緒忙亂空轉,現在你把念頭抓回來聚焦在自己身體的覺知上,就會安在當下。身體覺知重複做幾次都可以,直到你的心慢慢穩定下來為止。

活在當下,一次一事。吸口氣,現在,又是個新的開始。

■正念練習:一次一事,專注當下
‧平時就養成每日正念靜坐等習慣,並盡量早睡早起,作息規律,工作時就比較容易有專注澄澈的心智。
‧正在工作時,別跳來跳去,一件一件來。
‧遇到比較龐雜的任務時,先拆解成幾個較小的項目,然後同樣按照順序一個一個來。
‧大腦是需要充電的,可運用每做二十五分鐘就休息五分鐘的「番茄鐘工作法」,專注工作一段時間後短暫休息一下再開始。休息時可正念呼吸,也可伸展身體,並記得補充水分。
‧遇到挑戰或挫折時可能會開始覺得煩躁或沮喪,此時先穩住自己,別急著抱怨、滑手機或吃東西,而是可以:
1.觀察呼吸。
2.起身走走,感受腳底。
3.喝杯水,感受喝水的過程。
4.進行從頭到腳的身體覺知(如文內所述)。
5.體驗情緒與感受,開放地允許。
6.回到當下,開始解決問題。


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 書名:正念減壓的訓練:風行全球,哈佛醫學院、Google、麥肯錫、蘋果都在用

作者: 陳德中
出版社:方智